无论是洋庄茶栈，还是土庄茶栈，内部都有一套严密的组织和管理制度。就瑞字号而言，过去每到春节过后，就要着手制茶的准备工作。先是老板亲自去上海了解行情，确定全年的购销数量及其分档品位。然后筹集资金，落实“评样阿大”、“账房先生”及“头脑”等三名主要骨干。并请泥工修理屋宇、茶灶，木工修理茶箱、风车，竹工修理筛、笾，而且还要请少量人工购柴劈柴。

　　春季开摘，“阿大”根据老板安排的品位、数量要求，派出水客先生去本县邻近村及章家埠、汤浦和嵊县北山一带茶区驻点，向茶农收购叶厚、芽多、品质优良的开春嫩叶毛茶。收购茶叶都采用现款交易。购得的茶叶，请人肩挑到王化茶栈，由“阿大”先行复验，不合之处，立即照知水客，严格把关，非到关键时刻，阿大不亲自出马。

　　老板主要委托阿大、账房和头脑三位骨干。头脑有人事安排、调动权。头脑下设“副作”，具体安排生产。另设”看火头脑“，负责茶灶