据财新记者了解，早在本世纪初，故宫便计划建立一套完善的信息系统，以便走上权责对应、绩效可查、账目明晰、监管到位的科学管理轨道。其中，馆藏文物的保管信息系统被作为一个非常核心的部分来规划设计。

　　故宫博物院自1925年成立以来，就存在接收的藏品信息凌乱等问题。例如，仅在“碗”这样一个编目下，就可能对应着型号、花色、年代不一的成千上万件馆藏。此外，还存在大量物品分类不清的难题，如很多藏品，原本仅按存放的空间位置登记，其功能、用途和历史价值都未及评估。

　　至今，故宫共进行过七次文物清点。目前，第七次清点已告一段落。但这些清点在物品和账目比对方面仍有不小的缺陷。也就是说，可能发生有些文物尚登记在册，但实物并未收藏在账目记录的仓库或空间位置；抑或账目记载的文物，并无实际对应的物件。

　　现实中，故宫也的确出现过研究人员需要调取某件文物，而在其所记载位置并未找到的先例。要进行彻查，困难在于账目和实物多年来